O Jeito Basecamp

O maior superpoder do Basecamp é ter nascido da necessidade da própria 37signals. Há mais de 20 anos atrás, o Basecamp foi criado como uma ferramenta interna para a então agência de design, 37signals, poder atender melhor seus clientes. Funcionou tão bem que os clientes começaram a querer essa ferramenta e assim, nasceu o Basecamp como produto.

Desde então, muitas pessoas tem curiosidade em saber como nós usamos o Basecamp para tocar nosso próprio dia a dia na 37signals. O Jeito Basecamp — The Basecamp Way — é a nossa forma de trabalhar usando o Basecamp. Somos uma empresa responsável por produtos extremamente populares, que atende milhões de usuários por mês, com um time extremamente enxuto e distribuído em vários países e fusos horários.

Nesse texto vou compartilhar como fazemos isso para que você e sua empresa possam se inspirar e tirar o melhor proveito da ferramenta.

Projetos

Tudo começa com os Projetos. Projetos são a alma do Basecamp e nós costumamos ter 3 tipos de projetos:

• Da empresa inteira

• Perenes (ou Ongoing)

• Temporários

Como o nome já diz, todos tem acesso aos projetos “da empresa inteira”. Já os “Perenes”, podem ter acesso limitado, mas sem uma data de início e fim como os “Temporários”.

Ferramentas

Projetos são versáteis por natureza. Você pode customizá-lo de acordo com suas necessidades com as diferentes ferramentas disponíveis. Aqui vai uma visão geral de como nós usamos ferramentas de projetos:

37signals HQ

Nosso HQ é um projeto que utilizamos para concentrar informações úteis para todo mundo da empresa — perfeito para nosso time totalmente remoto. É aqui que colaboradores podem encontrar anúncios relevantes, arquivos que precisamos citar e uma de nossos favoritos: a ferramenta de Chat. É um lugar para conversas casuais e descontraídas, como as da copa de um escritório físico. Os Boosts são pequenos comentários ou emojis que você pode adicionar a um post que trazem bastante personalidade para a conversa.

O HQ é para comunicação mais ampla e recursos que precisam ser encontrados, então ferramentas como To-Do ou Card Table não são usadas nesse projeto. O que nós usamos e muito é a ferramenta Automatic Check-In. Nós configuramos perguntas recorrentes para serem feitas a todos na empresa . “O que você fez esse final de semana?” é um jeito bacana de nos conheceremos e saber sobre nossas aventuras.

“What Works”

Outro projeto para toda a empresa que tem muita utilidade é um que chamamos de “What Works”. Nós criamos um novo a cada ano e esse é o lugar de nossas atualizações individuais e dos nossos times.

O projeto What Works tem duas ferramentas de Message Board. Elas foram renomeadas para “Kickoffs” e “Heartbeats” e é lá que encontramos as atualizações dos times.

Os Kickoffs são postados no início de um ciclo de seis semanas e os Heartbeats são postados uma semana antes do fim de um ciclo. Todos os times escrevem essas atualizações a cada ciclo, mas isso não quer dizer que todo o trabalho se enquadra perfeitamente em um ciclo de seis semanas. O time de Suporte, por exemplo, tem trabalho que está sempre acontecendo e nós garantimos que não vamos deixá-lo de fora dessas atualizações.

Check-ins Automáticos

O Check-In Automático é uma ferramenta importante nesse projeto. As perguntas promovem um senso de ritmo com o que as coisas estão acontencendo na empresa — sem muito esforço.

Nós usamos as perguntas do Automatic Check-in para acompanhar todo o trabalho que estamos fazendo. Nós perguntamos “No que você trabalhará essa semana?” uma vez por semana e “No que você trabalhou hoje?” todos os dias.

Como uma empresa totalmente remota e espalhada ao redor do mundo, nós damos muita importância para comunicação assíncrona. Essas perguntas são respondidas por todos os colaboradores de maneira recorrente — inclusive faz parte da nossa política interna responder a essas perguntas.

As respostas podem ser coisas rápidas como bullet points até textos corridos em forma de estórias. Todos com a intenção de radiar informação para o resto da empresa. Bônus importante: isso elimina a necessidade de reuniões diárias ou recorrentes!

Você deve estar se perguntando como conseguimos que todo mundo participe e responda de maneira sincera. É assim que nós fazemos:

1. Quando formalizamos a política interna de responder os Check-Ins Automáticos, exemplos foram dados de como deveriam ser as respostas. Eles tem alguns detalhes, eles linkam com outras páginas do Basecamp e geralmente incorporam mais do que simplesmente “Eu finalizei X.”

2. Todos são responsáveis por responder seus check-ins, inclusive os executivos

3. Nós alinhamos a expectativa de que isso é parte do seu trabalho semanal, não algo extra. Não pense neles como algo que você fará depois do seu horário, mas sim como parte da sua rotina diária.

4. Nós lembramos a todos de que eles estão criando um histórico valioso para o futuro. Faça uma busca e você encontrará resposta de dois anos atrás que podem te ajudar hoje.

Aqui está um exemplo de um de nossos check-ins de qualidade:

Ciclos

Nossos projetos de Ciclos são criados a partir de um template e são estruturados a partir da limitação de tempo. O apetite para alguns projetos de ciclo podem ter todas as seis semanas enquanto outros podem ter apenas uma ou duas semanas.

Quando você clica em projeto de Ciclo, nós queremos que tudo esteja nesse único lugar. E com a combinação correta de ferramentas, isso é perfeitamente possível.

Nós usamos uma combinação específica de ferramentas que achamos que traz mais clareza e aumenta nosso sucesso com projetos. Vamos dar uma olhada em cada uma delas:

• Message Board é onde nosso Head de Produto, Brian, posta as mensagens de kickoff para aquela funcionalidade. Durante o Ciclo, as maiores perguntas e dúvidas que o time tiver são postadas no Message Board, notificando todo mundo que precise estar envolvido na discussão.

• Chat em contrapartida é ideal para dúvidas rápidas, discussões breves e conversas do dia a dia.

• To-Do é onde ficam as listas de tarefas que o time irá trabalhar. Nem toda tarefa é igual. E quando as tarefas são acompanhadas em um Hill Chart nós conseguimos entender se nossas listas estão mais para o lado esquerdo da colina onde estamos “descobrindo o que fazer”, ou para o lado direito onde estamos “fazendo acontecer”.

• Hill Charts são um jeito importante de entendermos onde está o trabalho. É intencionalmente manual. Não tem IA, bot ou percentual da quantidade de tarefas envolvido — por que nenhuma dessas coisa nós conta a história de verdade.

• Doors são sempre usadas nos nossos projetos de Ciclos com links para outros lugares da internet. Nós geralmente usamos com o link para nossos pull requests no Github e adicionamos uma Door com o link para a página da funcionalidade que está sendo trabalhada no nosso ambiente de testes.

• Card Table é ideal para o nosso time de QA. Eles geralmente entram em ação próximo ao fim dos projetos para realizar testes e homologação. Lá eles podem criar cards com dúvidas ou relatando bugs. Esses cards são movidos de “Triagem”, para “Em Progresso”, depois “Teste”, “Confirmação” até que possam ser marcados como “Pronto”.

Templates de Projeto e Onboarding

Nós estamos sempre criando projetos parecidos e é aí que entra, em cena os templates de projetos. Nossos templates mais utilizados são os para ciclos e onboarding de novos colaboradores da 37signals.

Quando nós contratamos um novo membro do time de Suporte, nós quebramos tudo em partes menores: o que precisa ser feito antes da data em que a pessoa entrar e o que o novo funcionário precisa fazer uma vez que ele está no time. São muitas listas, então nós tentamos agrupar as tarefas similares e ter um responsável atrelado sempre que possível. Isso ajuda demais a garantir que não estamos esquecendo nada em um processo recorrente e cheio de tarefas diferentes.

Caso você tenha curiosidade, eu compartilhei um pouco de como foi meu onboarding na 37signals em outro post por aqui.

Espero que essa visão de como fazemos as coisas possa servir de inspiração ou ajuda. Lembre-se que cada empresa funciona de um jeito, então o importante é encontrar o que funciona pra você. Se você ficou com qualquer dúvida ou quiser conversar sobre esse assunto, me manda um mensagem ou e-mail que vou adorar te ouvir.

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